中華民國112年 5月10日水中秘字第11210008020號函修訂

中華民國112年10月17日水中秘字第11210020070號函修訂

 

 

一、依據

經濟部水利署電子信箱信件處理作業規定。

二、目的

為提升經濟部水利署中區水資源分署（以下簡稱本分署）處理電子信箱信件之效能。

三、信件類別

(一)第一類：須正常處理或回復之信件，包含與本分署業務相關之陳情書、申請書、興革意見或施政諮詢等。

(二)第二類：毋須分辦之重複信件。

(三)第三類：毋須分辦之垃圾或廣告信件，包含不具建設性之批評、個人情緒性抒發、自我推薦或廣告宣傳信件等。

四、信件處理作業權責劃分

(一)秘書室：本分署分署長及民意信箱電子信件之收件、掛號、分文、列管稽催及績效考評事宜。

(二)水文課：本分署電子信箱之設置、資訊技術與管理。

(三)各單位：本分署電子信箱信件之答復。

五、信件處理時限及方式

(一)第一類信件：由本分署秘書室收件後，於一日內分辦權責單位處理；各單位應自分辦日之次日起五個工作天內，依分層負責權限劃分，撰擬回信（稿）核判後答復民眾。

(二)第二類及第三類信件：由本分署秘書室收件後，於一日內逕行存查。

(三)信件改分：各單位指派專責人員隨時收發處理信件，如需申請改分應於收信後次日起一日內申請改分作業。

(四)信件展期：

1、案情複雜之信件如無法於期限內辦結者，應於公文線上簽核系統填列公文展期申請單說明具體原因，於限辦日期前完成展期手續。

2、展期作業應注意時效並預留陳核時間，展期原因應具體明確。

(五)信件存參：

如有符合「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點」第十四點規定得不予處理之信件，請承辦人簽辦敘明具體理由，並於辦理期限內核判後，會本分署秘書室解除列管。

(六)本電子信箱信件處理流程圖（如附件一）。

六、信件處理原則

(一)本分署秘書室專責人員應隨時查看信箱信件，並予分辦，各單位收文後應隨到隨辦，隨辦隨送，不得積壓公文。

(二)答復內容應避免使用公文用語及格式，文字表達需具體明確、親切、口語化，並註明承辦人及聯絡電話，以便民眾查詢。

(三)信件末尾應以機關名稱或首長銜名署名，切勿以個人名義署名。

(四)信件非屬本分署權責時，應逕移主管機關處理，並回復陳情人；但由上級機關交辦之案件，非屬本分署主管業務者，應通知本分署秘書室洽上級機關改分或增列其他機關。

(五)如案情複雜短期內無法辦結者，應先行回復民眾告知預定辦理進度，並於案件處理完畢後再次完整回復。

(六)處理信件時，應確實依個人資料保護法等相關規定辦理，並應適時採取妥善之保密措施，俾確保民眾隱私權。

(七)民眾填復「經濟部水利署中區水資源分署電子信箱滿意度問卷」如表達不滿意者，請權責單位應於收辦五日內針對民眾不滿意之項目，採取相關處理措施。

七、績效考評

(一)本分署秘書室於年度終了時，按各單位「經濟部水利署中區水資源分署電子信箱績效考評表」（如附件二）辦理考評，考評重點包括辦理案件數、處理時效及滿意度。

(二)每年度綜合評比列為第一名且成績優等之受評單位，得提報二名相關人員記嘉獎二次；評比列為第二名且成績優等之受評單位，得提報二名相關人員記嘉獎一次。本分署資訊人員及相關執行人員亦得一併簽報辦理。

(三)信件處理發生錯誤、遺失或積壓逾限，致民眾權益受損或影響本局行政效率，經查證屬實者，依其情節輕重，予以議處。

八、附件表格及流程圖得依系統變更或業務需求，簽奉核可後修正之。

九、本作業規定未盡事項，依相關規定辦理。