中華民國100年1月24日水中主日第10002000010號函訂頒

一、為提升公文處理效能、節約紙張使用，並配合線上簽核系統管控作業需要，特訂定本注意事項。

二、本注意事項相關名詞定義如下：
(一)卷宗夾：尚未結案公文書所有資料所在之電子虛擬資料夾，內容包含未決、已決、廢止、退回等之文書資料及其附件等。
(二)陳判：公文書經單位主管用印後向上陳核之程序。
(三)廢止文書：公文書簽辦過程中因故廢棄不用，但為保留紀錄而保存於卷宗夾內者；該文書狀態註記為「廢止」。
(四)退回文書：公文書經一層人員退回者，分兩類如下：
　　1.文書狀態註記「退回」者，其內容將被鎖定保留，無法由承辦單位編修、廢止或移除。
　　2.未註記「退回」者，此類屬待批文書，仍可編修再陳。
(五)待批文書：卷宗夾內待批示與決定之文書，但不含註記「退回」者；有待批文書者，該案無法結案歸檔。
(六)已決文書：卷宗夾內註記為「決」之公文書。
(七)參考資料：承辦人或受會單位所提供非供核判參考之輔助資料。
(八)參考文號：承辦人所列與本次陳判有關之已結案可線上查詢之文書編號，通常為前案，或錄案續辦之先行存檔者。以下文書不作參考文號：
　　1.線上簽核系統上線日（97年5月5日）前收文者。
　　2.以紙本陳核之文書。

三、陳判文書依其性質分三類如下：
(一)陳核簽：局內各單位基於業務需要向局長陳報或陳述者，包括各式簽、 出席會議報告、輿情報告等。
(二)陳核稿：各單位所擬以本局或局長名義對外或對內行文之草案，包括函、書函、公告、令、開會通知、會勘通知、移文單等之稿。
(三)其他文書：非屬以上兩類文書，但仍需陳判俾以系統控管者，如展期申請單、公文改分單等。

四、陳判方式依其狀況分類如下：
(一)獨立簽：免發文者使用之；但不可有兩簽以上併陳。
(二)獨立稿：案情單純、須發文者；但不可雙稿以上併陳（如須雙稿，應加簽）。
(三)簽稿併陳：案情單純但仍須補充說明者，或欲辦雙稿以上時；但不可有兩簽以上併陳。
(四)先簽後稿：案情複雜或爭議性案件者，簽奉批可後再擬發文稿；發文稿得辦雙稿以上。

五、陳判前之廢止或移除：
(一)承辦人員對所擬尚未陳核之簽稿，欲廢棄不用時，應逕予「移除」，不可作「廢止」註記保留於卷宗夾內。
(二)簽稿經單位主管核章但尚未陳判而退回者，不得「移除」，承辦人員處理方式有二：
　　1.先逕予「廢止」，再加簽或稿重擬；
　　2.逕於原文書上修改後續陳。

六、公文展期單應單獨作業，於決行後逕併入母文號之卷宗夾，不可併簽稿陳判。

七、附件除下列情形者得採用紙本外，其餘一律用電子檔：
(一)裝訂成冊之圖書、報告或計畫書；但業務單位所擬之行政計畫書（如委託計畫書等）應以電子檔陳核。
(二)頁數大於10頁之未成冊一般資料。
(三)須於附件上簽章、用印者，如工程預算書、支出憑證、各式報表、證明書等。
(四)須於附件上逕行批註處理者，如底價陳核單、設計圖稿、宣導摺頁設計稿等。
(五)無法掃描成A4之資料。
(六)密件。

八、電子附件或參考資料作業方式：
(一)先簽後稿者，附件先置於「簽」內，擬稿時另再另附於「稿」內，即簽及稿均有內容相同且各自獨立之電子附件。
(二)簽稿併陳者，發文附件以「共用附件」方式附於「簽」及「稿」內 ，不可簽有發文附件稿無，或簽稿有內容相同各自獨立之電子附件。
(三)獨立稿者，發文附件置於「稿」內，但供批示者參閱之非發文附件應置於「參考資料」，不可列入「附件」中。
(四)附件無論紙本或電子檔於陳判時均僅檢附一份，不可相同附件電子及紙本二式併陳，紙本附件多份者（如預算書），於交繕時再依實檢附。
(五)陳判過程受會單位另加之資料應加於「參考資料」。
(六)電子附件檔名應以中文依實命名（長度15個中文字為限）及排序，文面之「附件」欄顯示方式應以「顯示附件名稱」為原則。
(七)發文附件以正本收受者為原則，不可正本無附件、副本有附件；如確有正本免附件，而副本收受單位需給附件之情形時，該副本收受單位應改為第二稿正本。

九、前案或相關公文之提供參考方式：
(一)簽或稿內所提及之前案或其他相關公文，均應檢附供參。
(二)上述相關公文檢附方式如下：
　　1.該公文於本局線上簽核系統上線日（97年5月5日）後收文者，應將該文書編號列入「參考文號」，俾可點選連結。
　　2.該公文於本局線上簽核系統上線日（97年5月5日）前收文者，應檢附該公文書或必要部分之電子掃描影像，並均列於「參考資料」，不宜列於「附件」；但相關內容太多或難以掃描電子化時，得檢附原紙本卷宗。

十、受會單位之意見表示方式：
(一)受會單位之意見表達應原則統一於簽上表示；獨立稿者方得於稿上表示；先簽後稿者，簽及稿依序均得表示意見。
(二)簽稿併陳案件受會時原則「會簽不會稿」，簽上應用印及表示意見，稿則免 (免用印)。受會單位即使對稿內容有意見，亦應於簽內表示，絕不可於簽及稿同時分別表示意見，或簽未表示意見而稿內有意見。
(三)受會單位對於承辦單位所擬有不同意見時，應於表示意見後繼續循序上陳，不可退件，但得於徵得原承辦單位同意，並於單位主管（或其代理人）用印後方得予退回承辦單位。

十一、簽辦案件涉及其他單位須先請表示意見者，應先以併會方式於簽內敘明請各單位表示意見後送回承辦單位，再彙整其意見於簽內，綜合擬辦後陳核。

十二、退回文書經註記「退回」者之處理方式：
(一)註記「退回」之公文書業經鎖定不可編修，且不可移除、廢止，或逕為結案歸檔，承辦人應另加簽或稿重擬再陳；如欲先存，仍應加簽說明，並得由其單位主管代為決行後暫結案。
(二)經退回之卷宗夾中，尚有其他未註記「退回」之待批文書，得於再陳時逕為編修使用，如不再利用，則應予「廢止」（但業經副局長或局長用印或表示意見者，應續用，不可廢止）。

十三、退回文書未註記「退回」者之處理方式：
(一)所退回之公文未鎖定，可逕行編修再陳。
(二)上述之編修再陳應注意如下：
　　1.獨立稿者，應逕於「稿」上逕行修正，並另於「個人意見」內陳述說明，包括所修改內容重點等；如承辦單位認為原稿或擬辦方向毋須修改，仍應於「個人意見」敘明理由申復，不可未加說明即逕陳。
　　2.簽或簽稿併陳者，逕於原簽及稿上修改，並於「簽」之「個人意見」內陳述說明。如承辦單位認為原簽或稿毋須修改，仍應於「個人意見」敘明理由，不可只修改原簽而未加說明，或僅說明修改內容原簽未改。

十四、本注意事項未盡事宜得隨時補充與修正。