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本分署電子民意信箱處理流程

發佈日期: 2017-11-27

: 發佈單位: 中水分署

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民意信箱級首長信箱處理流程

須正常處理或回復之信件,由本分署秘書室收件後,於1日內分辦權責單位處理;權責單位自分辦日之次日起5個工作天內,依分層負責權限劃分,撰擬回信(稿)核判後答復民眾。

毋須分辦之重複信件、垃圾或廣告信件,由本分署秘書室收件後,於1日內逕行存查。

本分署電子民意信箱處理流程

一、依據
經濟部水利署電子信箱信件處理作業規定。

 

二、目的
為提升經濟部水利署中區水資源分署(以下簡稱本分署)處理電子信箱信件之效能。


三、信件類別
(一)第一類:須正常處理或回復之信件,包含與本分署業務相關之陳情書、申請書、興革意見或施政諮詢等。
(二)第二類:毋須分辦之重複信件。
(三)第三類:毋須分辦之垃圾或廣告信件,包含不具建設性之批評、個人情緒性抒發、自我推薦或廣告宣傳信件等。


四、信件處理作業權責劃分
(一)秘書室:本分署長及民意信箱電子信件之收件、掛號、分文、列管稽催及績效考評事宜。
(二)水文課:本分署電子信箱之設置、資訊技術與管理。
(三)各單位:本分署電子信箱信件之答復。

 

五、信件處理時限及方式
(一)第一類信件:由本分署秘書室收件後,於一日內分辦權責單位處理;各單位應自分辦日之次日起五個工作天內,依分層負責權限劃分,撰擬回信(稿)核判後答復民眾。
(二)第二類及第三類信件:由本分署秘書室收件後,於一日內逕行存查。
(三)信件改分:各單位指派專責人員隨時收發處理信件,如需申請改分應於收信後次日起一日內申請改分作業。
(四)信件展期:
1、案情複雜之信件如無法於期限內辦結者,應於公文線上簽核系統填列公文展期申請單說明具體原因,於限辦日期前完成展期手續。
2、展期作業應注意時效並預留陳核時間,展期原因應具體明確。
(五)信件存參:
如有符合「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點」第十四點規定得不予處理之信件,請承辦人簽辦敘明具體理由,並於辦理期限內核判後,會本分署秘書室解除列管。
(六)本電子信箱信件處理流程圖(如附件一)。


六、信件處理原則
(一)本分署秘書室專責人員應隨時查看信箱信件,並予分辦,各單位收文後應隨到隨辦,隨辦隨送,不得積壓公文。
(二)答復內容應避免使用公文用語及格式,文字表達需具體明確、親切、口語化,並註明承辦人及聯絡電話,以便民眾查詢。
(三)信件末尾應以機關名稱或首長銜名署名,切勿以個人名義署名。
(四)信件非屬本分署權責時,應逕移主管機關處理,並回復陳情人;但由上級機關交辦之案件,非屬本分署主管業務者,應通知本分署秘書室洽上級機關改分或增列其他機關。
(五)如案情複雜短期內無法辦結者,應先行回復民眾告知預定辦理進度,並於案件處理完畢後再次完整回復。
(六)處理信件時,應確實依個人資料保護法等相關規定辦理,並應適時採取妥善之保密措施,俾確保民眾隱私權。
(七)民眾填復「經濟部水利署中區水資源分署電子信箱滿意度問卷」如表達不滿意者,請權責單位應於收辦五日內針對民眾不滿意之項目,採取相關處理措施。


七、績效考評
(一)本分署秘書室於年度終了時,按各單位「經濟部水利署中區水資源分署電子信箱績效考評表」(如附件二)辦理考評,考評重點包括辦理案件數、處理時效及滿意度。
(二)每年度綜合評比列為第一名且成績優等之受評單位,得提報二名相關人員記嘉獎二次;評比列為第二名且成績優等之受評單位,得提報二名相關人員記嘉獎一次。本分署資訊人員及相關執行人員亦得一併簽報辦理。
(三)信件處理發生錯誤、遺失或積壓逾限,致民眾權益受損或影響本分署行政效率,經查證屬實者,依其情節輕重,予以議處。


八、附件表格及流程圖得依系統變更或業務需求,簽奉核可後修正之。


九、本作業規定未盡事項,依相關規定辦理。

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